Sådan indsender du bilag i e-conomic

Korrekt bilagsindsendelse er grundlaget for rettidig bogføring. Når bilag lander rigtigt i systemet, kan din bogfører behandle dem hurtigt og uden opfølgende spørgsmål. Denne guide viser dig, hvordan du uploader bilag i e-conomic, så de lander rigtigt hos Care & C.

Før du starter

Sørg for, at du har følgende klar:

• Adgang til e-conomic med din bruger (MitID eller brugernavn/adgangskode)
• Bilaget i digital form — PDF, JPG eller PNG
• Bilagsdatoen og beløbet

Hvis du ikke har adgang til e-conomic endnu, kontakt Care & C, så opretter vi en bruger til dig.

Trin 1: Log ind i e-conomic

Åbn e-conomic i din browser og log ind med dine brugeroplysninger. Hvis du bruger MitID til login, skal du have din MitID-app klar på telefonen.

Første gang du logger ind, kan e-conomic bede dig om at vælge en aftale. Vælg den aftale, der matcher dit firmanavn.

Trin 2: Gå til Bilag

Klik på Bilag i venstremenuen. Du ser nu en oversigt over alle indsendte bilag med deres status. Klik på Nyt bilag i øverste højre hjørne for at starte en ny indsendelse.

Trin 3: Upload dit dokument

Træk din fil ind i uploadfeltet, eller klik for at vælge filen fra din computer. e-conomic accepterer følgende formater:

| Format | Maks. størrelse | Bemærkning |

|---|---|---|

| PDF | 10 MB | Anbefalet for fakturaer |

| JPG/JPEG | 10 MB | Velegnet til kvitteringer |

| PNG | 10 MB | Velegnet til skærmbilleder |

Vigtigt: Sørg for, at hele bilaget er synligt og læsbart. Afskårne kvitteringer eller uskarpe billeder forsinker bogføringen, fordi din bogfører skal bede om et nyt billede.

For flersidede fakturaer: Upload som én samlet PDF — ikke som separate billeder. De fleste telefoners scanner-funktion kan samle flere sider i én PDF.

Trin 4: Udfyld basisoplysninger

Udfyld følgende felter:

• Bilagstype: Vælg mellem faktura, kreditnota eller kvittering
• Dato: Bilagsdatoen — det er datoen på fakturaen, ikke den dag du uploader
• Beløb: Det samlede beløb inkl. moms
• Leverandør: Vælg leverandøren fra listen, eller opret en ny

Hvis du er usikker på bilagstypen, vælg "Faktura" — din bogfører retter det, hvis det er forkert. Det er bedre at indsende med en forkert type end slet ikke at indsende.

Trin 5: Indsend til bogføring

Klik på Indsend. Bilaget er nu synligt for din bogfører i Care & C og vil blive behandlet ved næste bogføringskørsel.

Du modtager ikke en bekræftelse pr. email, men du kan altid se status på bilaget under Bilag → Indsendte. Statusfeltet viser, om bilaget er modtaget, under behandling eller bogført.

Alternativ: Indsend via e-conomic-appen

Du kan også indsende bilag direkte fra din telefon via e-conomic-appen:

1. Download appen fra App Store eller Google Play
2. Log ind med dine e-conomic-oplysninger
3. Tryk på + og vælg Nyt bilag
4. Tag et billede af kvitteringen eller fakturaen
5. Udfyld basisoplysninger og tryk Indsend

Appen er særligt nyttig til kvitteringer fra restauranter, tankstationer og butikker, hvor du kan fotografere og indsende med det samme — inden kvitteringen forsvinder i lommen.

Gode vaner for bilagsindsendelse

Indsend løbende — ikke samlet ved månedens afslutning. Jo hurtigere bilaget er i systemet, jo hurtigere kan det bogføres. Når bilag samles op, stiger risikoen for, at noget går tabt, og din bogfører får en stor bunke at behandle på kort tid.

Fotografer kvitteringer med det samme. Termiske kvitteringer (dem fra butikker og restauranter) falmer over tid. Tag billedet, mens teksten stadig er læsbar.

Tjek at alle sider er med. Flersidede fakturaer skal uploades som én samlet PDF. Manglende sider betyder manglende information — og det forsinker bogføringen.

Skriv en note, hvis bilaget er usædvanligt. Hvis det er en udgift, der ikke er typisk for din virksomhed, tilføj en kort note i kommentarfeltet. Det sparer din bogfører for et opfølgende spørgsmål og fremskynder behandlingen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad hvis jeg har indsendt det forkerte bilag?

Kontakt din bogfører hos Care & C. Vi kan slette det fejlagtige bilag og bede dig indsende det rigtige. Forsøg ikke at rette det selv — det kan skabe forvirring, hvis bilaget allerede er under behandling.

Hvornår bliver bilaget bogført?

Care & C bogfører indsendte bilag løbende — typisk inden for 1–2 hverdage. Ved månedsafslutning kan der være lidt længere behandlingstid, da vi prioriterer lukning af regnskabsperioden.

Kan jeg indsende bilag på andre sprog end dansk?

Ja. Vi håndterer bilag på dansk, engelsk, polsk, tysk og svensk. Hvis bilaget er på et andet sprog, tilføj gerne en kort note med en oversættelse af de vigtigste felter (leverandør, beløb, ydelse).

Hvad gør jeg med bilag, der ikke har en fakturadato?

Brug den dato, du modtog bilaget. Skriv en note om, at der ikke var en dato på originalen — din bogfører finder den korrekte bogføringsdato.

Har du spørgsmål om bilagsindsendelse? Kontakt os — vi svarer inden for én arbejdsdag.