Ansæt din første medarbejder: Hvad skal du huske som ny arbejdsgiver?

At gå fra at være selvstændig til at blive arbejdsgiver er en stor milepæl. Det åbner nye muligheder for vækst, men det medfører også en række nye forpligtelser. Denne guide er til dig, der for første gang skal ansætte en medarbejder i din virksomhed. Vi gennemgår de vigtigste skridt, så du er sikker på at overholde loven og give din nye medarbejder en god start.

Før du ansætter: De indledende skridt

Inden din første medarbejder kan starte, er der nogle administrative opgaver, du skal have styr på. Det sikrer, at du overholder loven fra dag ét.

1. Registrer dig som arbejdsgiver på Virk.dk

Det allerførste, du skal gøre, er at registrere din virksomhed som arbejdsgiver. Det gør du digitalt på Virk.dk. Når du er registreret, får du adgang til eIndkomst, som er det system, du skal bruge til at indberette løn. Uden denne registrering kan du ikke lovligt udbetale løn til en medarbejder [1].

Processen er relativt enkel og kræver, at du logger ind med dit MitID. Du skal blandt andet oplyse, hvordan din virksomhed er forsikret mod arbejdsskader.

2. Udarbejd en fyldestgørende ansættelseskontrakt

Ifølge loven har du pligt til at give din medarbejder en skriftlig ansættelseskontrakt senest 7 kalenderdage efter ansættelsens start. Kontrakten er jeres fælles dokumentation for de aftalte vilkår [2].

En ansættelseskontrakt skal som minimum indeholde oplysninger om [2]:

• Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse
• Arbejdsstedets beliggenhed
• Stillingens titel og en beskrivelse af arbejdet
• Ansættelsens startdato
• Forventet varighed (hvis den er tidsbegrænset)
• Løn, tillæg, pension og hvornår lønnen udbetales
• Arbejdstid pr. dag eller uge
• Regler for ferie
• Opsigelsesvarsler
• Eventuelle overenskomster, der regulerer ansættelsen

Det er en god idé at være grundig med kontrakten for at undgå misforståelser senere hen.

3. Husk den lovpligtige arbejdsskadeforsikring

Så snart du har bare én ansat – uanset om vedkommende er lønnet, ulønnet, arbejder få timer eller fuld tid – har du pligt til at tegne en arbejdsskadeforsikring. Forsikringen dækker, hvis din medarbejder kommer til skade på arbejdet eller får en erhvervssygdom. Du skal have tegnet forsikringen, inden medarbejderen starter [1].

Når medarbejderen er startet: Løn, skat og pension

Når din nye medarbejder har første arbejdsdag, starter dine løbende forpligtelser som arbejdsgiver. Det er vigtigt at have styr på disse processer for at sikre korrekt og rettidig håndtering.

4. Indhent skattekort og indberet løn i eIndkomst

For at kunne udbetale løn korrekt skal du bruge medarbejderens skattekort. Du henter det digitalt hos Skattestyrelsen via eIndkomst [3].

Hver gang du udbetaler løn, skal du indberette en række oplysninger til Skattestyrelsens system, eIndkomst. Det inkluderer [3]:

• A-indkomst (bruttoløn)
• AM-bidrag (8 % af bruttoløn)
• A-skat
• Antal løntimer

Du er ansvarlig for at tilbageholde A-skat og AM-bidrag og indbetale det til Skattestyrelsen. De fleste bruger et lønsystem til at håndtere dette automatisk. Det minimerer risikoen for fejl og sparer tid.

5. Opret og indbetal til ATP og andre bidrag

Som arbejdsgiver er du lovpligtigt forpligtet til at indbetale ATP-bidrag for dine medarbejdere, der arbejder mindst 9 timer om ugen. ATP er en lovpligtig pensionsordning. Størrelsen på bidraget afhænger af, hvor mange timer medarbejderen arbejder. Udover ATP kan der være andre obligatoriske bidrag som f.eks. til Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) og Barsel.dk. Disse opkræves typisk samlet via Samlet Betaling [4].

6. Håndter feriepenge korrekt

Alle lønmodtagere i Danmark optjener ret til fem ugers betalt ferie om året. Du har som arbejdsgiver pligt til at administrere feriepengene. Enten udbetaler du løn under ferie, eller også indbetaler du feriepenge (12,5 % af lønnen) til FerieKonto eller en anden feriekasse. Reglerne i ferieloven kan være komplekse, så det er et område, man bør sætte sig godt ind i [1].

7. Registrer medarbejderens arbejdstid

Fra 1. juli 2024 er alle arbejdsgivere i Danmark forpligtet til at have et system, der registrerer den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Formålet er at sikre, at reglerne for hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid overholdes [5].

Få styr på tallene fra start

At ansætte sin første medarbejder er et stort skridt, der kræver overblik. Selvom der er mange regler at holde styr på, kan processen gøres overskuelig med den rette forberedelse. Sørg for at have styr på registrering, kontrakt og forsikringer, inden medarbejderen starter, og overvej kraftigt at bruge et lønsystem til at håndtere de løbende forpligtelser.