Zleceniodawca z Danii: jak weryfikuje Twoją polską firmę przed współpracą
Udgivet 1. november 2025 af Jakub Slusarek
Perspektywa, o której rzadko się mówi
W poradnikach dla Polaków pracujących w Danii prawie zawsze przyjmuje się perspektywę pracownika lub polskiego przedsiębiorcy. Ale żeby zrozumieć, dlaczego pewne wymogi są tak rygorystyczne – warto przez chwilę popatrzeć oczami duńskiej firmy.
Duński zleceniodawca, który angażuje zagranicznego podwykonawcę, bierze na siebie część odpowiedzialności. Jeśli polska firma zatrudnia pracowników na warunkach niezgodnych z duńskim prawem – duński kontrahent może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Dlatego sprawdza. Dokładnie.
Krok 1: Rejestracja w RUT
To absolutna podstawa. RUT (Registret for Udenlandske Tjenesteydere) to duński Rejestr Zagranicznych Świadczycieli Usług.
Każde przedsiębiorstwo, które chce świadczyć usługi w Danii, musi być w nim zarejestrowane. Duński zleceniodawca sprawdza rejestrację w RUT, zanim w ogóle zacznie rozmowy o współpracy.
Co sprawdza:
- Czy firma jest zarejestrowana.
- Czy dane w RUT są aktualne i zgodne z rzeczywistością (nazwa, adres, rodzaj działalności, liczba i dane pracowników delegowanych).
- Czy nie ma zaległości w aktualizacji danych.
Konsekwencje braku rejestracji lub błędnych danych: kary finansowe dla obu stron – zarówno zagranicznej firmy, jak i duńskiego zleceniodawcy. Dlatego duński kontrahent nie zaryzykuje.
Rejestracja w RUT: bezpłatna, przez portal rut.dk.
Krok 2: Opodatkowanie wynagrodzeń
To mniej oczywisty punkt, ale bardzo ważny.
W pewnych okolicznościach duński zleceniodawca jest zobowiązany do obliczenia i odprowadzenia podatku od wynagrodzenia, które wypłaca zagranicznej firmie. Nie zawsze – ale w zależności od tego, jak zakwalifikowana jest forma współpracy.
Duński urząd skarbowy patrzy na to, czy:
- Polska firma jest traktowana jako niezależny podwykonawca.
- Polska firma jest traktowana jako firma wynajmująca siłę roboczą (vikarleje/udleje arbejdskraft).
- Pracownicy polskiej firmy de facto pracują jak pracownicy duńskiej firmy.
Jeśli SKAT uzna, że mamy do czynienia z wynajmem siły roboczej – obowiązki podatkowe duńskiego zleceniodawcy są inne niż przy normalnej umowie B2B.
Krok 3: Zrozumienie formy współpracy
Zanim duński zleceniodawca podpisze umowę, chce mieć jasność: z czym dokładnie ma do czynienia?
Trzy możliwe modele:
Niezależna firma (selvstændig virksomhed): polska firma realizuje zlecenie na własne ryzyko, z własnym sprzętem, własną organizacją i własną odpowiedzialnością. Podatki i składki to sprawa polskiej firmy.
Wynajem siły roboczej (udleje arbejdskraft): polska firma dostarcza pracowników, ale pracują oni pod kontrolą i w strukturze duńskiego zleceniodawcy. Duński zleceniodawca jest wtedy bardziej podobny do pracodawcy.
Umowa o dzieło/usługę: zdefiniowany efekt końcowy, określona cena, niezależność wykonawcy.
Mieszanie tych modeli – lub nieprawidłowa kwalifikacja – to prosta droga do kontroli podatkowej.
Jeśli szukasz wsparcia w zakresie obsługę kadrowo-płacową w Danii, Care & C pomoże Ci na każdym etapie.
Krok 4: Weryfikacja statusu niezależnej firmy
To jest punkt, w którym wiele polskich firm pada.
Duński zleceniodawca (lub SKAT) sprawdza, czy polska firma rzeczywiście jest niezależna. Kryteria oceny:
- Czy polska firma ma innych klientów niż tylko ten duński zleceniodawca?
- Czy polska firma ponosi ryzyko gospodarcze (np. odpowiada za reklamacje, błędy)?
- Czy polska firma używa własnego sprzętu i narzędzi?
- Czy polska firma samodzielnie organizuje i planuje pracę?
- Czy pracownicy polskiej firmy mają swobodę w organizacji swoich zadań?
Jeśli odpowiedzi na większość tych pytań wskazują, że polska firma jest de facto kontrolowana przez duńskiego zleceniodawcę – SKAT może przekwalifikować relację na stosunek pracy. A to oznacza obowiązek odprowadzenia duńskich składek i podatku od całego wynagrodzenia.
Krok 5: Warunki pracy pracowników delegowanych
Duński kontrahent sprawdza też, czy pracownicy polskiej firmy mają zapewnione warunki pracy zgodne z duńskim standardem. Dlaczego? Bo od 2020 roku duński zleceniodawca może być solidarnie odpowiedzialny za naruszenia praw pracowniczych przez podwykonawcę.
Co sprawdza:
Masz pytania? Skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy.
- Czy pracownicy mają umowy o pracę.
- Czy otrzymują wynagrodzenie nie niższe niż wynikające z duńskich układów zbiorowych lub lokalnych.
- Czy mają zapewniony czas pracy, urlop i odpoczynek zgodny z duńską dyrektywą.
Jeden z praktycznych sposobów: wymóg przedstawienia układu lokalnego lub potwierdzenia warunków pracy.
Jak się przygotować jako polska firma
Jeśli chcesz pracować dla duńskich zleceniodawców – zadbaj o:
- Aktualną rejestrację w RUT przed każdym zleceniem.
- Czytelną formę umowy (umowa B2B, nie pozornie samozatrudnienie).
- Dokumentację potwierdzającą niezależność firmy (inni klienci, własny sprzęt, własna organizacja pracy).
- Warunki pracy pracowników delegowanych zgodne z duńskim standardem.
- Układ lokalny lub inny dokument potwierdzający warunki pracy – szczególnie przy zleceniach budowlanych.