Bogføring for webshops og e-handel i Danmark

En webshop producerer ikke bilag som en almindelig virksomhed. Den producerer ordrer, udbetalinger, gebyrer, returvarer og rabatkoder. I mængder, hvor manuel bogføring ikke kan følge med. Bygger dit regnskab på ordreeksporter i Excel, ved du det allerede.

Care & C laver fast månedlig bogføring for webshops med reel volumen. Shopify og WooCommerce integreret med e-conomic, moms og OSS håndteret korrekt, og afstemning hele vejen fra shop over gateway til bank. Til en fast pris, der ikke stiger, bare fordi du sælger mere.

Driver du en hobbywebshop med ti ordrer om måneden, er vi mere, end du har brug for. Har du en shop med rigtige tal og rigtige frister, så læs videre.

• Fra 5.500 kr./md. fast pris med 100 bilag inkluderet
• Shopify + WooCommerce integreret direkte med e-conomic
• 1.000 kr./md. tilvalg: OSS-moms ved EU-salg
• Handlinger sådan måler vi volumen, ikke dine ordrer

Bogføring for webshops er ikke almindelig bogføring

En konsulent sender ti fakturaer om måneden. En webshop håndterer måske tusind ordrer, tre betalingsgateways, løbende udbetalinger, gebyrer trukket før pengene rammer banken, og kunder i fem lande. Det er ikke samme opgave, og den kan ikke løses med samme metode.

Salget skal bogføres som samlede posteringer, der stemmer med gatewayens udbetalinger, ikke som tusind enkeltbilag. Momsen skal fordeles på dansk salg, EU-salg og salg ud af EU. Og gebyrerne skal ud af omsætningen og ind som omkostning, ellers lyver regnskabet om, hvad du faktisk tjener. Sværere end anden bogføring er det ikke. Men det er en anden opgave, og den kræver en opsætning, der er bygget til den.

Typiske fejl i webshopbogføring

De fleste webshops, vi overtager, har de samme fejl i bogholderiet. Ikke fordi ejerne er sjuskede, men fordi standardopsætningen i et regnskabsprogram ikke er bygget til e-handel. Fejlene er til at rette. Problemet er, at de sjældent kommer alene, og at de typisk først bliver opdaget, når revisoren eller Skattestyrelsen spørger.

De hyppigste:

• omsætning bogført ud fra bankudbetalinger, så gebyrer og periodeforskydninger forsvinder i tallet
• betalingsgebyrer, der aldrig bliver bogført som omkostning, fordi de trækkes før udbetalingen
• EU-salg bogført som dansk salg med 25 % moms eller helt uden moms
• ingen OSS-indberetning, selvom shoppen sælger til privatkunder i andre EU-lande over grænsen på 10.000 euro
• returvarer og refunderinger, der ikke bliver modposteret, så omsætning og moms står for højt
• gavekort bogført som salg ved udstedelse i stedet for ved indløsning
• ingen gatewaykonti i regnskabet, så pengene undervejs fra Stripe eller Klarna er usynlige

Shopify, WooCommerce og betalingsgateways

Vi arbejder med Shopify og WooCommerce, integreret direkte med e-conomic. Salget lander automatisk som strukturerede posteringer, opdelt på momssatser og markeder, ikke som en ordreeksport i Excel ved månedens udgang. Kører din shop på Shopify, har vi en dedikeret side om Shopify-bogføring med alle detaljer.

Betalingsgateways får egne konti i regnskabet, uanset om du bruger Stripe, Klarna, PayPal, MobilePay eller noget helt femte. Hver udbetaling bliver splittet i salg, gebyrer og refunderinger, så regnskabet viser virkeligheden og ikke bare bankkontoen.

Moms, EU-salg, OSS og udenlandske kunder

Sælger du kun i Danmark, er momsen til at overskue: 25 %, afstemt og indberettet efter din virksomheds frekvens, månedlig eller kvartalsvis. Det er en del af den faste aftale.

Sælger du til privatkunder i andre EU-lande for mere end 10.000 euro om året, skal du opkræve lokal moms i kundens land og indberette via One Stop Shop-ordningen (OSS). Det kræver styr på momssatserne i hvert enkelt land og en særskilt kvartalsindberetning. OSS-håndtering er et tilvalg til aftalen på 1.000 kr. om måneden.

Salg ud af EU er momsfrit eksportsalg, men skal stadig dokumenteres og bogføres korrekt. Vores egen AI-agent til EU-momskontrol tjekker løbende, at salget er fordelt rigtigt på lande og satser. Det er et af de værktøjer, vi selv har bygget, og som du ikke betaler ekstra for.

Returvarer, gavekort, rabatter og gebyrer

Det er i detaljerne, webshopregnskaber skrider. Ingen af posterne her er raketvidenskab, men de skal håndteres ens, hver gang og hver måned. Ellers glider tallene, uden at nogen opdager det.

Fem poster giver langt de fleste fejl:

• returvarer: refunderingen skal modpostere både omsætning og moms, og gatewayen beholder ofte sit gebyr, selvom salget er annulleret
• gavekort: er ikke omsætning ved salg, men ved indløsning. Indtil da er de en forpligtelse i balancen
• rabatkoder: skal reducere omsætningen, ikke ligge i en samlekonto, hvis din bruttomargin skal være til at stole på
• betalingsgebyrer: trækkes før udbetalingen og skal bogføres som omkostning. Ellers er både omsætning og resultat misvisende
• fragt: opkrævet fragt er momspligtig omsætning, og fragtomkostninger er en omkostning. De skal ikke modregnes i hinanden

Afstemning af bank, gateway og regnskab

Kernen i webshopbogføring er trekanten mellem shop, gateway og bank. Shoppen siger, du har solgt for 100.000 kr. Gatewayen har udbetalt 96.400 kr. Banken viser et tredje tal, fordi sidste uges salg først rammer kontoen i denne uge. Alle tre tal er rigtige. De måler bare ikke det samme.

Vi afstemmer alle tre led hver måned: shoppens salg mod gatewayens udbetalinger, udbetalingerne mod banken og det hele mod regnskabet i e-conomic. Differencer bliver fundet og forklaret, mens de er små. Hvert kvartal kører vi desuden fuld afstemning af hele bogholderiet, samme niveau som til en årsafslutning. Med Økonomistyring sker det hver måned.

Rutinedelen kører med støtte fra vores egne AI-agenter til bankafstemning og bilagskontrol, så bogholderens tid går til det, der afviger, ikke til at matche posteringer i hånden. Det er ikke magi. Det er struktur.

Hvornår skal bogføringen ud af huset?

Tommelfingerreglen er enkel: Når bogholderiet æder flere timer om ugen, eller når du har opgivet og skubber bunken foran dig, er det tid. For de fleste webshops sker det et sted mellem 50 og et par hundrede ordrer om måneden: den dag EU-salget begynder, eller når den første momsindberetning går galt.

Det andet signal er tallene. Kan du ikke svare på, hvad din reelle bruttomargin er efter gebyrer, retur og rabatter, styrer du shoppen efter omsætningstallet i platformens dashboard. Det er et flot tal. Det er bare ikke det, banken, revisoren og Skattestyrelsen regner med.

Fast månedlig webshopbogføring hos Care & C

Aftalen følger samme faste model som resten af vores bogføring. Regnskabspakken starter ved 5.500 kr. om måneden med 100 bilag inkluderet og stiger i faste trin op til 22.000 kr. om måneden ved 501–700 bilag. Vi måler volumen i handlinger, ikke kun i bilag: Tusind Shopify-ordrer, der lander som samlede integrationsposteringer, er ikke tusind bilag. Vokser shoppen, udløser det ikke automatiske prishop. Vi straffer ikke vækst.

Alt kører i e-conomic, og det er et krav, ikke en anbefaling. Corpay One til bilagshåndtering er inkluderet i alle pakker, og e-conomic kort fungerer som firmakort. OSS-moms er et tilvalg på 1.000 kr. om måneden. Løn koster 300 kr. om måneden plus 180 kr. pr. medarbejder gennem Salary eller Danløn. Og vil du have budget, KPI-dashboard, rullende forecast og likviditetsprognose oven på bogføringen, hedder pakken Økonomistyring fra 10.000 kr. om måneden.

Opstarten koster 6.000 kr. som engangsbeløb og dækker gennemgang af din nuværende bogføring, migrering til e-conomic, KYC, en skriftlig bogføringsprocedure og en fundrapport over det, vi finder undervejs. Aftalen løber minimum 3 måneder, derefter 30 dages opsigelse. Vi sidder på Frederiksberg og arbejder 100 % digitalt med webshops i hele Danmark.

Sådan kører måneden, hver måned

Ingen deadline-panik og ingen december-oprydning. Måneden kører i en fast rytme, og når den er slut, starter den forfra.

1. Måneden slutter, og du får én mail Når en ny måned starter, sender vi automatisk en mail med det, vi mangler. Kun de ting, du har adgang til. Resten har vi allerede samlet ind.
2. Vi planlægger og kører første bogføring Bogføringen bliver planlagt og kørt første gang. Langt det meste falder på plads her.
3. Du svarer på én samlet liste Vi skriver, hvad vi mangler, og hvad vi har spørgsmål til. Alt samlet ét sted, ikke i tyve mails. Du har en uge til at svare.
4. Anden kørsel og afstemning Vi bogfører det sidste og afstemmer måneden. Fuld afstemning af alle konti kører hvert kvartal i Regnskab og hver måned i Økonomistyring. Ikke stikprøver, men det, en revisor ville forvente til en årsafslutning.
5. Du får besked: måneden er lukket Bogført, afstemt og færdig. Sort på hvidt. Og så starter rytmen forfra.

Har du løn hos os: Lønafdelingen varsler lønkørslen og beder om timer. Lønnen bliver forberedt, du godkender, rettelser bliver indarbejdet, og lønnen er klar til udbetaling.

Har du rapportering i pakken: Du får en ledelsesrapport eller et gennemgangsmøde, alt efter hvad din pakke indeholder.

Moms følger virksomhedens egen frekvens, månedlig eller kvartalsvis, og webshops med EU-salg får også håndteret OSS-moms.

Leverer du til tiden, er måneden altid lukket til tiden. Momsen er klar i god tid før fristen. Du er foran, ikke bagefter.

Er Care & C det rigtige match?

• driver en webshop på Shopify eller WooCommerce med reel, løbende omsætning
• har volumen: mange ordrer, flere betalingsgateways og måske salg til andre EU-lande
• vil have moms, OSS og afstemning håndteret af nogen, der har prøvet det før
• bruger e-conomic eller er klar til at flytte over som en del af opstarten
• vil kende bogføringsprisen på forhånd, også når shoppen vokser

• driver en hobbywebshop med en håndfuld ordrer om måneden
• shopper efter markedets laveste pris frem for et regnskab, der stemmer
• vil blive i et andet regnskabssystem end e-conomic
• har en engangsopgave uden behov for løbende bogføring

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan bogføres Shopify-salg?

Ikke ordre for ordre. Salget kommer ind i e-conomic via integration som samlede posteringer, opdelt på momssatser og markeder, og bliver afstemt mod gatewayens udbetalinger. Gebyrer og refunderinger bogføres særskilt, så omsætningen står rent. Vil du dybere ned, har vi en dedikeret side om Shopify-bogføring.

Hvordan bogføres WooCommerce-salg?

Efter samme princip som Shopify: integration til e-conomic, samlede posteringer opdelt på moms og markeder og afstemning mod gateway og bank. WooCommerce-opsætninger varierer mere fra shop til shop, så integrationen bliver sat op og testet som en del af opstarten.

Hvordan håndteres moms på webshopsalg?

Dansk salg bogføres med 25 % moms og indberettes efter din virksomheds frekvens, månedlig eller kvartalsvis. Sælger du til privatkunder i andre EU-lande for over 10.000 euro om året, skal der opkræves lokal moms og indberettes via OSS. Det håndterer vi som tilvalg for 1.000 kr. om måneden. Salg ud af EU er momsfrit eksportsalg, men skal dokumenteres korrekt.

Hvordan bogføres betalingsgebyrer?

Som omkostning, ikke som et fradrag i omsætningen. Gatewayen udbetaler nettobeløbet, men i regnskabet skal bruttosalg og gebyr stå hver for sig. Ellers ser omsætningen for lav ud, og bruttomarginen bliver umulig at følge. Vi splitter hver udbetaling i salg, gebyrer og refunderinger.

Hvordan bogføres refunderinger og returneringer?

En refundering modposterer både omsætning og moms, så du ikke betaler moms af salg, du har betalt tilbage. Bemærk, at gatewayen ofte beholder sit gebyr, selvom ordren refunderes. Det skal stadig stå som omkostning. Fører du lagerregnskab, skal returvaren også tilbage på lageret.

Kan en webshop kobles til e-conomic?

Ja. Både Shopify og WooCommerce kan integreres direkte med e-conomic, så salg, gebyrer og udbetalinger lander automatisk og struktureret. Det er sådan, vi sætter alle vores webshopkunder op. e-conomic er et krav i vores aftaler, og kommer du fra et andet system, er migreringen en del af opstarten.

Hvornår bør en webshop få en ekstern bogholder?

Når volumen gør manuel bogføring urealistisk, for de fleste et sted mellem 50 og et par hundrede ordrer om måneden, eller når EU-salg og OSS kommer ind i billedet. Det tydeligste signal er, at du enten bruger flere timer om ugen på bogholderiet eller har opgivet at følge med.

Hvad koster bogføring for en webshop?

Regnskabspakken starter ved 5.500 kr. om måneden med 100 bilag inkluderet og stiger i faste trin: 8.500 kr. ved 101–200 bilag, 12.500 kr. ved 201–350, 17.000 kr. ved 351–500 og 22.000 kr. ved 501–700. OSS-moms er et tilvalg på 1.000 kr. om måneden, og opstarten koster 6.000 kr. én gang. Vi måler i handlinger: Tusind ordrer i integrationen er ikke tusind bilag.

Shopify-bogføring · Bogføring til fast pris · e-conomic-bogholder · AI i bogføringen · Priser og pakker · Opstart og onboarding

e-conomic · Shopify Danmark · Skat.dk for erhverv