Rejestracja w RUT: obowiązek dla każdej polskiej firmy pracującej w Danii

Czym jest RUT

RUT (Registret for Udenlandske Tjenesteydere) to duński publiczny rejestr zagranicznych świadczycieli usług. Prowadzi go Arbejdstilsynet – Urząd Inspekcji Pracy.

Rejestr powstał po to, żeby duńskie organy kontrolne wiedziały, które zagraniczne firmy działają na terenie Danii, kto dla nich pracuje i na jakich warunkach. Każdy może sprawdzić rejestrację danej firmy online – w tym Twój duński kontrahent.

Kto musi się rejestrować

Rejestracja w RUT jest obowiązkowa, jeśli:

• Jesteś polską firmą (lub samozatrudnionym) wysyłającym pracowników do pracy w Danii.
• Świadczysz usługi w Danii i Twoi pracownicy są fizycznie obecni na terenie Danii.
• Wykonujesz prace budowlane, remontowe, montażowe lub inne usługi z pracownikami na miejscu w Danii.
• Działasz jako podwykonawca dla duńskiej firmy i Twoi pracownicy są delegowani do Danii.

Nie musisz się rejestrować, jeśli:

• Twoja firma ma siedzibę w Danii (wtedy rejestrujesz się normalnie jako duński podmiot w Erhvervsstyrelsen, a nie w RUT).
• Twoja usługa jest świadczona zdalnie, bez fizycznej obecności pracowników w Danii.
• Jesteś tylko sprzedawcą towarów bez świadczenia usług na miejscu.

Jak zarejestrować się w RUT

Rejestracja jest bezpłatna i odbywa się online przez portal rut.dk.

Co musisz podać:

• Dane firmy: nazwa, adres, numer rejestracyjny (NIP lub odpowiednik).
• Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zlecenie.
• Dane pracowników delegowanych: imiona i nazwiska, daty urodzenia lub numery identyfikacyjne.
• Rodzaj świadczonej usługi.
• Adres miejsca pracy w Danii.
• Przewidywany czas trwania pracy w Danii.
• Dane duńskiego zleceniodawcy.

Rejestracja musi być dokonana przed pierwszym dniem pracy pracownika w Danii. Nie ma opcji rejestracji wstecznej.

Aktualizacja danych w RUT

Dane w RUT muszą być aktualne. Kiedy zmieniają się okoliczności – musisz to zaktualizować:

• Nowe zlecenie lub nowy obiekt pracy → nowa rejestracja (lub aktualizacja istniejącej).
• Zmiana w składzie pracowników delegowanych → aktualizacja listy pracowników.
• Zakończenie pracy → zamknięcie wpisu.

Brak aktualizacji traktowany jest podobnie jak brak rejestracji.

Konsekwencje braku rejestracji

Kary za brak rejestracji lub nieprawdziwe dane w RUT są nakładane zarówno na:

• Zagraniczną firmę (polskiego podwykonawcę): kara finansowa za każde naruszenie.
• Duńskiego zleceniodawcę: kara za współpracę z niezarejestrowaną firmą.

Dlatego duński kontrahent sprawdza rejestrację w RUT zanim podpisze umowę i może nakazać natychmiastową rejestrację jako warunek współpracy.

Inspektorzy Arbejdstilsynet mogą sprawdzać rejestrację w RUT bezpośrednio na budowie lub w miejscu pracy – bez wcześniejszego uprzedzenia.

Jeśli szukasz wsparcia w zakresie obsługę księgową w Danii, Care & C pomoże Ci na każdym etapie.

RUT a karta podatkowa pracownika delegowanego

Rejestracja w RUT to obowiązek pracodawcy (firmy zagranicznej). Ale to nie zastępuje obowiązków podatkowych pracownika.

Pracownik delegowany do Danii:

• Może podlegać duńskiemu podatkowi (jeśli praca trwa powyżej 183 dni w roku lub spełnione są inne kryteria).
• Może zachować polskie ubezpieczenie społeczne (ZUS) jeśli posiada zaświadczenie A1.

Zaświadczenie A1 potwierdza, że pracownik podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w Polsce (nie w Danii) i jest wydawane przez ZUS.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy.

RUT vs. rejestracja VAT: różnica

To dwa oddzielne obowiązki:

Możliwe, że jesteś zobowiązany do obu rejestracji jednocześnie – jeśli Twoje usługi w Danii generują obrót powyżej 50 000 DKK rocznie.