Hvad er et bilag? Alt du skal vide om dokumentation i dit regnskab

Driver du en virksomhed, er ordet 'bilag' en del af dit faste ordforråd. Men hvad dækker det egentlig over, og hvorfor er det så vigtigt at have styr på? Uden korrekte bilag, intet korrekt regnskab – og det kan blive dyrt i sidste ende.

Denne guide er for dig, der er selvstændig eller ejer af en mindre virksomhed, og som vil være sikker på, at din dokumentation er i orden. Vi gennemgår, hvad et bilag er, hvilke krav loven stiller, og hvordan du håndterer dem i praksis.

Hvad tæller som et bilag?

Ifølge bogføringsloven er et bilag "enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen" [3]. Det er et bredt begreb, der dækker over alle de dokumenter, der beviser, at en økonomisk hændelse har fundet sted.

Man skelner typisk mellem to typer af bilag:

• Eksterne bilag: Disse kommer fra en ekstern part. Det er den stærkeste form for dokumentation. Eksempler inkluderer en købsfaktura fra en leverandør, en kvittering fra en butik, eller en bankudskrift.
• Interne bilag: Disse laver du selv for at dokumentere en intern hændelse i virksomheden. Det kan være en opgørelse over dagens kassesalg, en beregning af afskrivninger på udstyr, eller en kørselsopgørelse for udbetaling af kørselsgodtgørelse.

I praksis kan et bilag være mange ting:

• Fakturaer (både køb og salg)
• Kreditnotaer
• Kasseboner og kvitteringer
• Kontoudtog fra banken
• Lønsedler
• Kontrakter og aftaler (f.eks. leasingaftaler)

Det afgørende er, at bilaget dokumenterer en transaktion, der påvirker din virksomheds økonomi.

Hvilke krav er der til et bilags indhold?

For at et bilag er gyldigt i skatte- og momsregnskabet, skal det indeholde visse oplysninger. Kravene varierer lidt, alt efter om der er tale om en fuld faktura eller en forenklet faktura (som en kassebon).

Krav til en fuld faktura:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Et fortløbende fakturanummer
• Sælgers CVR-nummer
• Sælgers navn og adresse
• Købers navn og adresse
• Varens/ydelsens art, mængde og pris
• Momsgrundlaget, momssats og momsbeløbet

Krav til en forenklet faktura (typisk for beløb under 3.000 kr.):

• Virksomhedens navn og CVR-nummer
• Udstedelsesdato
• Varens/ydelsens art
• Det samlede beløb inkl. moms
• Momsbeløbets størrelse

Uden disse oplysninger risikerer du, at Skattestyrelsen underkender dit bilag ved en kontrol, hvilket kan betyde, at du mister dit moms- eller skattefradrag for udgiften [2].

Den nye bogføringslov og digitale bilag

Med den nye bogføringslov, der trådte i kraft i 2022, er der kommet skærpede krav til digitalisering. For de fleste virksomheder betyder det, at bilag skal opbevares digitalt [1]. Helt konkret skal virksomheder med en nettoomsætning på over 300.000 kr. i to på hinanden følgende år benytte et digitalt bogføringssystem [3].

Det er ikke længere nok at have en mappe med papirkvitteringer. Du skal bruge et digitalt bogføringssystem (som f.eks. Dinero, Billy eller e-conomic), hvor du kan uploade et billede eller en PDF af dine bilag og tilknytte dem direkte til posteringen i dit regnskab.

Fordelene ved digitale bilag er klare:

• Sikkerhed: Du mister ikke dine bilag ved brand eller vandskade.
• Tilgængelighed: Du og din bogholder kan tilgå bilagene overalt.
• Effektivitet: Det er hurtigere at finde et specifikt bilag, når det er digitalt.
• Overholdelse af loven: Du sikrer, at du følger de nye krav.

Hvordan opbevarer du bilag korrekt?

Reglen er enkel: Du skal opbevare dit regnskabsmateriale, inklusiv alle bilag, i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører [3].

Eksempel: For regnskabsåret 2024 skal du gemme dine bilag til og med udgangen af 2029.

Opbevaringen skal ske på en måde, så bilagene ikke kan ændres eller slettes, og så de er lette at finde frem. Et anerkendt digitalt bogføringssystem sikrer dette for dig.

Har du brug for hjælp til at få styr på dine bilag?

At holde styr på bilag er en grundlæggende, men afgørende del af at drive virksomhed. Det sikrer, at dit regnskab er korrekt, at du får de fradrag, du er berettiget til, og at du er klar, hvis Skattestyrelsen kigger forbi.

Hos Care & C hjælper vi dagligt selvstændige og SMV'er med at få styr på bogføringen – fra bilagshåndtering til momsindberetning. Hvis du vil have ro i maven og mere tid til din kerneforretning, så send os en mail. Så tager vi et kig på, hvordan vi kan gøre din hverdag lettere.